W małej firmie monitoring zwykle zaczyna się od jednego konta i jednej osoby, która dostaje wszystkie powiadomienia. Działa to do momentu, w którym stron robi się dwadzieścia, a osób w zespole trzy. Wtedy pojawiają się dwa problemy naraz: alerty o cudzych projektach zaczynają być tłem, na które przestaje się zwracać uwagę, a kiedy właściciel konta jest na urlopie, o awarii nie wie nikt.

Rozwiązanie „dajmy wszystkim ten sam login" jest kuszące i złe. Nie da się wtedy powiedzieć, kto co zmienił, każdy dostaje wszystkie alerty, a odejście jednej osoby z firmy oznacza zmianę hasła i informowanie o tym całego zespołu.

Uptime Monitor rozwiązuje to inaczej: jedno konto główne trzyma monitoring, a poszczególne strony przydzielasz konkretnym osobom z zespołu. Poniżej: jak to działa, jak to ustawić i gdzie są granice tego modelu.

Model: konto główne plus niezależne konta pracowników

Podstawowa zasada jest taka, że monitory należą do konta głównego. To na nim działa plan, na nim liczą się limity monitorów i to z niego dodaje się nowe strony. W agencji będzie to konto firmowe, konto właściciela albo osoby technicznie odpowiedzialnej za utrzymanie.

Każdy pracownik ma własne, niezależne konto. To nie jest „subkonto" i nie jest to konto zarządzane przez Ciebie - to normalne konto z własnym hasłem, własnym profilem i własnymi ustawieniami powiadomień. Może mieć swój własny plan i swoje własne strony, całkowicie odrębne od Twoich, a Ty ich nie widzisz.

Te dwa światy łączy zespół. Dodajesz kogoś do zespołu, a potem udostępniasz mu wybrane monitory. Od tego momentu widzi ich statusy i statystyki oraz może ustawić sobie dla nich własne alerty.

Dwie rzeczy warte podkreślenia od razu, bo najczęściej o nie pytacie:

  • Plan pracownika nie ma znaczenia. Otrzymanie udostępnienia nic nie kosztuje, więc osoba z zespołu może mieć nawet darmowe konto. Płacisz za plan konta głównego i za liczbę miejsc w zespole, a nie za każdą osobę osobno.
  • Zespół musi być w Twoim planie. Plany bez miejsc w zespole nie mają też udostępniania, bo monitor można udostępnić wyłącznie osobie dodanej do zespołu. Liczbę miejsc sprawdzisz w cenniku i w zakładce rozliczeń.

Jak dodać kogoś do zespołu

Wejdź w zakładkę Zespół i kliknij „Dodaj członka". Podajesz adres e-mail konta, które już istnieje w systemie - zaproszenie wysłane na adres, na którym nikt nie ma konta, nie zadziała. Poproś więc pracownika, żeby najpierw założył konto, a potem podał Ci ten sam adres.

Przy zapraszaniu masz do ustawienia trzy rzeczy:

  • Wysyłkę maila z informacją o zaproszeniu. Warto zaznaczyć, żeby druga strona wiedziała, że ma coś do zaakceptowania.
  • Uprawnienia edytora (o tym za chwilę).
  • Widoczność dla pozostałych członków zespołu. Ta opcja decyduje tylko o tym, czy inni członkowie zobaczą nazwę i adres e-mail tej osoby na swojej stronie Zespół. Nie daje nikomu dostępu do żadnej strony.

Zaproszenie czeka na akceptację, a osoba zaproszona może je przyjąć albo odrzucić. Ważny szczegół organizacyjny: wysłane zaproszenie zajmuje miejsce w planie do czasu przyjęcia albo anulowania. Jeśli więc masz pięć miejsc i wysłałeś pięć zaproszeń, szóstej osoby nie dodasz, dopóki któreś się nie rozstrzygnie.

Podział obowiązków: kto ma widzieć co

Tu zaczyna się właściwa część, czyli przypisanie stron do opiekunów.

Udostępnianie pojedynczego monitora. Przy każdym monitorze jest opcja udostępniania. Zaznaczasz osoby z zespołu, którym ma być widoczny. To najprostsza i najbardziej precyzyjna droga.

Udostępnianie całego projektu. Jeśli grupujesz monitory w projekty (a przy większej liczbie klientów warto), możesz udostępnić projekt jednym ruchem - udostępnią się wszystkie monitory, które w tym projekcie są w tej chwili.

I tu uwaga, na której łatwo się przejechać: monitor dodany do projektu później nie udostępni się automatycznie. Jeśli dwa tygodnie po przypisaniu opiekuna dorzucisz do projektu nowy monitor, trzeba go udostępnić osobno. Warto zrobić z tego stały punkt procedury dodawania monitora.

Efekt docelowy wygląda tak, że każda osoba po zalogowaniu widzi wyłącznie swoje projekty, a nie wszystkie sześćdziesiąt monitorów firmy. Mniej szumu to więcej uwagi na to, co faktycznie należy do jej obowiązków.

Uprawnienia: podgląd kontra edycja

Są dwa poziomy i różnica między nimi jest prosta.

Podgląd (domyślnie). Osoba widzi statusy, historię i statystyki udostępnionych monitorów oraz ustawia sobie dla nich własne alerty. Niczego nie zmieni, niczego nie usunie. To ustawienie dla większości zespołu: dla opiekunów klienta, osób od SEO, młodszych stażem, a także dla osoby technicznej po stronie klienta, jeśli chcesz jej dać wgląd.

Edytor. Może dodatkowo zmieniać ustawienia udostępnionych mu monitorów: interwał, timeout, frazy w monitoringu treści, monitoring certyfikatu, alerty. Czego nadal nie może: dodawać nowych monitorów ani usuwać istniejących. Nie zmieni też projektu, do którego monitor należy, bo projekt należy do właściciela.

To rozsądny podział. Osoba, która realnie zajmuje się utrzymaniem strony, sama poprawi sobie zbyt czuły timeout albo dopisze frazę do monitoringu treści po wdrożeniu, i nie musi Cię o to prosić. Jednocześnie nikt przypadkiem nie skasuje monitora ani nie zapcha limitu planu dodawaniem nowych.

Uprawnienie edytora nadajesz przy zapraszaniu albo później, edytując członka zespołu.

Alerty: każdy odbiera po swojemu

To jest ta część, która najbardziej zmienia codzienną pracę.

Udostępnienie monitora nie oznacza, że pracownik dostaje Twoje powiadomienia. Każdy ustawia sobie własne alerty na własnych kanałach. Jedna osoba woli e-mail, druga powiadomienia push w przeglądarce, trzecia powiadomienia na telefon przez ntfy. Nikt nie musi się w tej sprawie z nikim dogadywać.

W praktyce układa się to zwykle tak:

  • opiekun projektu ma włączone alerty dostępności na telefon dla swoich stron produkcyjnych,
  • osoba techniczna albo lider ma alerty na najważniejsze serwisy jako drugą parę oczu,
  • konto główne ma alerty na wszystko, ale wyłącznie mailem - jako archiwum i kontrola, że nic nie umknęło.

Do tego dochodzi ekran „Wymaga uwagi", na którym każdy widzi wyłącznie to, co dotyczy jego monitorów i wymaga reakcji.

Osobna, bardzo praktyczna rzecz: członka zespołu można czasowo dezaktywować. Wyłączenie wstrzymuje jego dostęp do udostępnionych stron i alertów, ale udostępnienia zostają - po ponownym włączeniu wszystko wraca bez wybierania od nowa. To wygodne przy dłuższej nieobecności albo przy współpracowniku, który wraca do projektu sezonowo.

Rotacja opiekunów i odejście pracownika

Dwa scenariusze, które w agencji zdarzają się regularnie.

Zmiana opiekuna projektu. Cofasz udostępnienie jednej osobie, dajesz drugiej. Historia monitora, statystyki i incydenty zostają nienaruszone, bo należą do monitora, a nie do osoby, która go oglądała. Nowy opiekun od pierwszego dnia widzi pełną historię klienta.

Usunięcie z zespołu. Osoba natychmiast traci dostęp do wszystkich udostępnionych stron oraz do ustawionych dla nich alertów. Jej własne konto, plan i jej prywatne strony pozostają nietknięte - to jej konto, nie Twoje.

Jedna rzecz, o której warto pamiętać przy offboardingu: ponowne dodanie do zespołu nie przywraca udostępnień. Trzeba je wybrać od nowa. To celowe zabezpieczenie, ale przy powracającym współpracowniku oznacza kilka minut klikania.

Jest też opcja zmiany właściciela monitora albo projektu. Przydaje się przy większych porządkach: kiedy część serwisów przechodzi pod inne konto firmowe albo kiedy dzielicie monitoring między dwa działy.

Przykład: trzyosobowy zespół utrzymujący strony

Firma robiąca i utrzymująca strony, około czterdziestu serwisów w utrzymaniu, głównie WordPress i Drupal. Wcześniej wszystkie alerty szły na wspólną skrzynkę biuro@, którą - jak to zwykle bywa - czytało się rano, jeśli w ogóle.

Poukładali to tak:

  • Konto główne firmowe: wszystkie czterdzieści monitorów, jeden projekt na klienta. Dodawanie nowych monitorów wyłącznie z tego konta, żeby limity i rozliczenia były w jednym miejscu.
  • Dwóch deweloperów z uprawnieniami edytora, każdy z przypisanymi projektami swoich klientów. Mogą sami dostosować ustawienia po wdrożeniu, na przykład dopisać frazę do monitoringu treści albo wstrzymać monitor na czas migracji.
  • Osoba od kontaktu z klientem z uprawnieniem podglądu na wszystkie projekty. Nie zmienia niczego, ale kiedy klient dzwoni z pytaniem „czy u was coś się dzieje", ma odpowiedź w pięć sekund, zamiast pisać do dewelopera.
  • Alerty: deweloperzy na telefon dla swoich projektów, konto główne mailem na wszystko.

Efekt po kilku miesiącach, który sami wskazali jako najważniejszy: skończyło się przerzucanie zgłoszeń. Alert o niedostępności trafia od razu do osoby, która zna ten projekt, a nie do wspólnej skrzynki, z której ktoś musi to komuś przekazać.

Przykład: agencja SEO z opiekunami klientów

Agencja SEO, kilkunastu klientów, każdy z przypisanym opiekunem. Monitoring nie służy tu głównie do wykrywania awarii, tylko do pilnowania, żeby zmiany na stronach klientów nie zjadły efektów pracy.

  • Konto główne: monitory wszystkich klientów z włączonym audytem kondycji, po jednym projekcie na klienta.
  • Opiekunowie klientów z uprawnieniem podglądu, każdy tylko na swoje projekty. Dostają alerty o pogorszeniu kondycji strony, czyli sygnał, że po czyimś wdrożeniu pojawiła się regresja: noindex, zmieniony tytuł, zniknięte przekierowanie, wyraźnie wolniejsza odpowiedź serwera.
  • Specjalista techniczny z uprawnieniami edytora na wszystkie projekty. To on decyduje o ustawieniach monitorów i on rozmawia z deweloperami klienta, kiedy trzeba coś naprawić.
  • Klient dostaje link do publicznej strony statusów, zabezpieczonej hasłem. Nie zakłada konta, nie widzi cudzych serwisów, a ma wgląd w to, że jego strona jest pilnowana.

Największa zmiana w ich przypadku dotyczyła rozmów z klientem. Zamiast tłumaczyć się z niewyjaśnionego spadku widoczności, opiekun pisze wiadomość z konkretną datą i konkretną zmianą: „12 marca po waszym wdrożeniu strona przestała być indeksowana, poprawcie to proszę". To zupełnie inna rozmowa.

Czego ten model nie robi

Żeby nie było niespodzianek przy wdrażaniu:

  • Monitor można udostępnić wyłącznie osobie ze swojego zespołu. Jeśli ktoś dodał Cię do swojego zespołu, nie oznacza to, że możesz mu coś udostępnić - musisz go osobno dodać do swojego.
  • Członek zespołu nie doda monitora „w Twoim imieniu". Nawet z uprawnieniem edytora. Dodawanie i usuwanie zostaje przy koncie głównym i to jest świadoma decyzja: limity planu należą do właściciela.
  • Udostępnienie projektu nie działa w przód. Monitory dodane później trzeba udostępnić osobno.
  • Widoczność członka to nie dostęp. Włączenie widoczności sprawia jedynie, że pozostali widzą nazwę i adres e-mail tej osoby na stronie Zespół.
  • Przejście na niższy plan zabiera miejsca w zespole. Przed zmianą pokazujemy dokładnie, ilu członków trzeba usunąć i ile udostępnień zostanie przez to cofniętych - ale warto o tym wiedzieć, zanim zaczniesz oszczędzać na planie.

Krótka lista do wdrożenia u siebie

  1. Wybierz konto główne, na którym będą wszystkie monitory firmy. Najlepiej firmowe, nie prywatne.
  2. Poproś zespół o założenie kont i podanie adresów e-mail.
  3. Wyślij zaproszenia, od razu nadając uprawnienia edytora tylko tym osobom, które faktycznie mają zmieniać ustawienia.
  4. Poukładaj monitory w projekty - jeden projekt na klienta.
  5. Udostępnij projekty opiekunom.
  6. Poproś każdego o ustawienie własnych kanałów powiadomień w profilu i włączenie alertów na swoich monitorach.
  7. Dopisz do wewnętrznej procedury dodawania monitora jeden punkt: „udostępnij opiekunowi".
  8. Dla klientów, którzy tego oczekują, utwórz strony statusów z hasłem.

To jedno popołudnie pracy. W zamian awaria przestaje być czymś, o czym dowiaduje się przypadkowa osoba z przypadkowej skrzynki, i staje się zgłoszeniem, które od razu trafia do właściciela tematu.